Organisation Verantwortung und Entwicklung

Die Weiterbildungseinrichtung als Organisation stellt für das haupt- und nebenberufliche Personal, die Teilnehmenden, Auftraggeber und Auftraggeberinnen sowie die Öffentlichkeit den äußeren Rahmen, die Infrastruktur für die Erstellung, Ausgestaltung und Durchführung des Bildungsangebots dar.
Dabei wird die innere und äußere Leistungsfähigkeit, die innere und äußere Wahrnehmung ihrer Arbeit nicht allein von ihren Produkten, den Bildungsangeboten, bestimmt. Auch der Umgang mit Beschäftigten und Kunden/innen, Auftraggeberinnen und Auftraggebern sowie Teilnehmenden letztlich die Organisationskultur und die gelebte Qualitätskultur, die sich nach innen und außen vermittelt, fließt in die innere und äußere Leistungsfähigkeit ein.

Zu diesem Zweck muss die Einrichtung ihr Profil, Selbstverständnis und ihren Bildungsauftrag definieren, den Organisationsaufbau und das Leitungssystem mit Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Anforderungen sowie die Finanzverantwortung festlegen. Des Weiteren entwickelt und formuliert sie mit ihrer Qualitätspolitik die sich daraus ergebenden Qualitätsplanungen als Richtlinie ihres Handelns und implementiert ein Verfahren zur Erfassung und Verarbeitung von Anregungen, Lob/Anerkennung und Kritik, womit zugleich das praktische Organisationshandeln regelmäßig überprüft wird. Die Leistungsfähigkeit der Organisation spiegelt sich in Leistungs-Statistiken und den vielfältigen anderweitig erhobenen Informationen und Daten, die der Auswertung und Bewertung unterliegen, die schließlich die Grundlage des Berichtswesens der Organisation darstellen.
Die der Qualitätsüberprüfung und –sicherung entnommenen Schlussfolgerungen münden letztlich in einen Kreislauf der ständigen Qualitätsverbesserung und damit der Weiterentwicklung der Organisation und des in ihr und für sie arbeitenden Personals.

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    Standards Gütesiegel

4.1 Das inhaltliche Profil der Einrichtung wird entweder durch Satzung, Leitbild oder Konzeptionen dargestellt, regelmäßig überprüft und bei Bedarf überarbeitet.

4.2 Der Organisationsaufbau der Einrichtung ist beschrieben.

4.3 Aufzeichnungen über das gesamte haupt- und nebenberufliche Personal liegen vor.

4.4 Das Leitungssystem mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist beschrieben:

  • Aufgaben der Leitung
  • Aufgaben der Gremien


    Standard 4.1
Verfahren/Instrumente
Das inhaltliche Profil des Familienbildungswerkes und der ME wird durch Satzung oder Leitbild bzw. Konzeptionen dargestellt. Es wird regelmäßig überprüft und ggf. überarbeitet.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
  • Protokolle Vorstand FBW
  • Protokolle Ltg.-Konferenzen
  • Entsprechende Aufzeichnungen in den ME

Verantwortlich
  • Vorstand/GF FBW
  • Ltg. ME

    Standard 4.2
Verfahren/Instrumente
Der Organisationsaufbau des FBW/ME ist beschrieben.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente

Verantwortlich
  • GF FBW
  • Ltg. ME

    Standard 4.3
Verfahren/Instrumente
Aufzeichnungen über die im Familienbildungswerk eingesetzten HPM liegen vor.
Aufzeichnungen über ehrenamtlich und freiberuflichTätige liegen in den ME vor.
Vorgabedokumente

Nachweisdokumente

Verantwortlich
  • GF FBW
  • Ltg. ME

Bemerkung
Siehe auch Standard 2.14
    Standard 4.4
Verfahren/Instrumente
Das Leitungssystem des FBW/ME mit seinen Aufgaben und Verantwortlichkeiten und seiner Gremienarbeit ist beschrieben.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
Verantwortlich
  • GF FBW
  • Ltg. ME

Bemerkung
Entsprechende Beschreibungen in den ME ergeben sich aus Standard 4.2 oder Vorgabe des jeweiligen Trägers.
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    Standards Gütesiegel

4.5 Die Zuständigkeiten für das Finanz- und Rechnungswesen sind festgelegt.

4.6 Ein Haushaltsplan liegt vor.

4.7 Ein Jahresabschluss liegt vor.

4.8 Regelungen für die Rechnungsprüfung liegen vor.


    Standard 4.5
Verfahren/Instrumente
Die Zuständigkeiten für das Finanz- und Rechnungswesen des/der FBW/ME sind festgelegt.

Vorgabedokumente
  • Regelung Diakonie RWL
  • Satzung FBW
  • Ggf. entsprechende Regelungen durch den Trägers

Nachweisdokumente
  • Regelung Diakonie RWL
  • entsprechende Regelungen durch den Träger

Verantwortlich
  • Vorstand
  • Ltg. ME

    Standard 4.6
Verfahren/Instrumente
Ein Haushaltsplan oder vergleichbare Dokumente liegen im FBW/ in den MEen vor.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
  • aktueller Haushaltsplan oder vergleichbare Dokumente

Verantwortlich
  • Vorstand
  • Ltg. ME

    Standard 4.7
Verfahren/Instrumente
Ein Jahresabschluss liegt vor. Er wird in der jährlich stattfindenden Mitgliederversammlung vorgelegt und dort zur Abstimmung gestellt.
Vergleichbare Regelungen liegen in den ME vor.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente

Verantwortlich
  • Vorstand
  • Ltg. ME

    Standard 4.8
Verfahren/Instrumente
Regelungen für die Rechnungsprüfung FBW/ME liegen vor.

Vorgabedokumente
  • Protokoll MV vom ....

Nachweisdokumente
  • Protokoll MV vom ....
  • vergleichbare Dokumente in den ME

Verantwortlich
  • Vorstand
  • Träger ME

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    Standards Gütesiegel

4.9 Die Einrichtung verfügt über ein Marketingkonzept.


    Standard 4.9
Verfahren/Instrumente
Die Grundlagen für das Marketing in den ME sind vom FBW beschrieben.

Die Vorgaben für Veröffentlichungen in den ME des FBWs werden umgesetzt.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
  • Regelungen des Trägers
  • ggf. entsprechendes Konzept in den ME
  • Beschreibung in den Handhabungen und weiterführende Dokumente

Verantwortlich
  • GF
  • Ltg. ME

Bemerkung
Die Erarbeitung eines Marketingkonzeptes wird in die KVP-Liste aufgenommen.
(Beschluss: QV-Treffen 30.08.2016)
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    Standards Gütesiegel

4.10 Die Verantwortung der Leitung für das Qualitätsmanagement und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess sind festgelegt.

4.11 Die Leitung oder die verantwortlichen Gremien haben die Qualitätspolitik festgelegt und in der Einrichtung bekannt gegeben.

4.12 Qualitätsziele sind formuliert und in der Einrichtung bekannt gegeben.

4.13 Die Qualitätsziele werden in festgelegten Abständen überprüft.

4.14 Die Leitung benennt eine/einen Qualitätsbeauftragte/n, für den/die eine Aufgabenbeschreibung vorliegt.

4.15 Die hauptberuflichen Mitarbeiter/innen sind in das Qualitätsmanagement einbezogen.

4.16 Es existiert ein Verfahren zur Lenkung von Dokumenten, das allen betroffenen hauptberuflichen Mitarbeitern/innen bekannt ist.


    Standard 4.10
Verfahren/Instrumente
Die Verantwortung für das Qualitätsmanagement und den KVP im FBW obliegen den QMBs und der GF.
Die Verantwortung für das Qualitätsmanagement und den KVP in den ME obliegt dem jeweiligen Träger.

Vorgabedokumente
Nachweisdokumente
  • Verträge zwischen dem FBW und den ME.
  • Ggf. entsprechende Dokumente in den ME.

Verantwortlich
  • GF und QMB
  • Träger der ME

    Standard 4.11
Verfahren/Instrumente
Die Qualitätspolitik ist in der Beschreibung des „Qualitätsmanagement im Ev. Familienbildungswerk Westfalen-Lippe“ festgelegt.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente

Verantwortlich
  • Vorstand

    Standard 4.12-4.13
Verfahren/Instrumente
Qualitätsziele sind formuliert und sind in der Einrichtung bekannt gegeben.
Sie werden in regelmäßigen Abständen überprüft.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente

Verantwortlich
  • Vorstand FBW

    Standard 4.14
Verfahren/Instrumente
Für das FBW werden 2 Qualitätsmanagement-Beauftragte/n (QMB) benannt.
Jede Mitgliedseinrichtung benennt eine/n Quälitätsverantwortliche/n (QV)
Die Aufgabenbeschreibung für die/den Qualitäts-managementbeauftragte/n liegt vor.
Die Aufgabenbeschreibung für die QV in den ME liegt vor.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente

Verantwortlich
  • Vorstand FBW
  • Ltg. Träger
  • Ltg. ME

    Standard 4.15
Verfahren/Instrumente
Das hauptberufliche Personal ist in das Qualitätsmanagement des FBW einbezogen.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
  • Protokolle Ltg. konferenz, QV-Treffen, erweiterte HPM-Konferenz und VerwaltungsmitarbeiterInnen-Treffen
  • Beschreibung in den Handhabungen und ggf. weitere Dokumente

Verantwortlich
  • QMB
  • QV

    Standard 4.16
Verfahren/Instrumente
Es existiert ein Verfahren zur Lenkung von Dokumenten, das dem betroffenen hauptberuflichen Personal bekannt ist.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
  • Beschreibung in den Handhabungen und ggf. weitere Dokumente

Verantwortlich
  • QMB
  • QV

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    Standards Gütesiegel

4.17 Die Einrichtung hat die für sie relevanten Prozesse identifiziert und beschrieben sowie Prozessverantwortliche benannt. Es liegen Prozessbeschreibungen vor, die folgende Anforderungen enthalten:

  • Die einzelnen Prozessschritte sind aufgeführt.
  • Die Zuständigkeiten für die einzelnen Prozessschritte sind festgelegt.
  • Schnittstellen zu anderen Prozessen sind benannt.
  • Sie beinhaltet einen Prozessschritt: regelmäßige Überprüfung und bei Bedarf Weiterentwicklung des Prozesses.


    Standard 4.17
Verfahren/Instrumente
Das FBW und die ME haben die für sie relevanten Prozesse identifiziert und beschrieben.
Folgende Anforderungen sind enthalten:
  • Einzelne Prozessschritte sind benannt
  • Zu den einzelnen Prozessschritten sind die Zuständigkeiten festgelegt
  • Schnittstellen zu anderen Prozessen sind aufgeführt
Regelmäßige Überprüfung und ggf. Weiterentwicklung des Prozesses sind gewährleistet

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
  • Relevante Prozessbeschreibungen FBW
  • Relevante Prozessbeschreibungen ME

Verantwortlich
  • GF und QMB
  • QV der ME

Bemerkung
Definierte relevante Prozesse:

- Im FBW:
- In den ME
    1. KVP
    2. Feedback-Management
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    Standards Gütesiegel

4.18 Das QM-Handbuch liegt vor. Es muss mindestens enthalten: Satzung/ Leitbild/Konzeption, Qualitätspolitik, Organisationsaufbau, Beschreibung der Schlüssel- und relevanten Prozesse, Verbesserungs- und Beschwerdemanagement.


    Standard 4.18
Verfahren/Instrumente
Das QM-Handbuch liegt vor. Es enthält:
  • Satzung/ Leitbild/Konzeption
  • Qualitätspolitik
  • Organisationsaufbau
  • Beschreibung der Schlüssel- und relevanten Prozesse
  • Feedbackmanagement

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
  • Relevante Prozessbeschreibungen FBW
  • Relevante Prozessbeschreibungen ME

Verantwortlich
  • GF und QMB
  • QV der ME
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    Standards Gütesiegel

4.19 Es existiert ein Verfahren zur systematischen Erfassung und Bearbeitung von Anregungen, Lob/Anerkennung und Kritik.

4.20 Das Verfahren ist dem betroffenen Personal bekannt.

4.21 Die Einrichtung stellt sicher, dass Anregungen, Lob/Anerkennung und Kritik ausgewertet werden.


    Standard 4.19
Verfahren/Instrumente
Das FBW und die ME haben das Verfahren zur systematischen Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Anregungen, Lob und Kritik in Form des relevanten Prozesses „Feedbackmanagement“ beschrieben.
Vorgabedokumente
  • „Feedbackmanagement im FBW“

Nachweisdokumente
  • Relevanter Prozess „Feedbackmanagement“ im FBW/ME

Verantwortlich
  • GF und QMB
  • QV der ME

    Standard 4.20
Verfahren/Instrumente
Das Verfahren ist allen betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im FBW/ME bekannt.

Vorgabedokumente
  • "Feedback-Management im FBW"
  • Relevanter Prozess „Feedbackmanagement“

Nachweisdokumente
  • Formular: Feedbackauswertung FBW
  • Feedbackauswertung ME (jährlich mit dem Verwendungsnachweis)
  • Beschreibung in den Handhabungen und ggf. weitere Dokumente in den ME

Verantwortlich
  • GF
  • Ltg. der ME
    Standard 4.21
Verfahren/Instrumente
Das FBW/ME stellen sicher, dass Anregungen, Lob/Anerkennung und Kritik ausgewertet werden.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
  • Veröffentlichung im virtuellen Handbuch
  • Beschreibung in den Handhabungen und ggf. weitere Dokumente in den ME

Verantwortlich
  • GF und QMB
  • QV der ME
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    Standards Gütesiegel

4.22 Es erfolgt eine regelmäßige und systematische Datenerhebung über die Leistungen der Einrichtung und zur Zufriedenheit von Teilnehmenden und ggf. von Kooperationspartner/innen bzw. Auftraggeber/innen.

4.23 Die Verantwortlichkeiten und Parameter für die Datenerhebungen sind festgelegt.

4.24 Es erfolgt eine systematische, regelmäßige und dokumentierte Auswertung der erhobenen Daten und eingegangenen Informationen.

4.25 Eine Einschätzung der Leitung zu den eingegangenen Informationen und ausgewerteten Daten der Einrichtung liegt vor.

4.26 Es existiert ein systematisches Berichtswesen, in dem

  • die Verantwortlichkeiten für die Berichterstellung und die Entgegennahme,
  • die Gegenstände und Inhalte sowie
  • der Turnus der Berichterstattung festgelegt ist.


    Standard 4.22
Verfahren/Instrumente
Es erfolgt jährlich eine systematische und dokumentierte Auswertung der erhobenen Daten und eingegangenen Informationen.

Vorgabedokumente
  • Vorgaben des Berichtswesen NRW
  • Vorgaben Verwendungsnachweis NRW

Nachweisdokumente
  • Sachbericht FBW für die MV

Verantwortlich
  • GF

    Standard 4.23
Verfahren/Instrumente
Die Verantwortlichkeit für die Erhebung der unter 4.22 genannten Daten auf der Ebene der ME liegt beim jeweiligen Träger.
Die Parameter für die Datenerhebungen sind durch Vorgaben festgelegt.

Vorgabedokumente
  • Vorgaben des Berichtswesen NRW
  • Vorgaben Verwendungsnachweis NRW
  • TN-Fragebogen

Nachweisdokumente
  • Beschreibung in den Handhabungen und ggf. weitere Dokumente in den ME

Verantwortlich
  • Vorstand FBW
  • Träger der ME
    Standard 4.24
Verfahren/Instrumente
Es erfolgt jährlich eine systematische und dokumentierte Auswertung der erhobenen Daten und eingegangenen Informationen.

Vorgabedokumente
  • Vorgaben des Berichtswesen NRW
  • Vorgaben Verwendungsnachweis NRW

Nachweisdokumente
  • Sachbericht FBW für die MV

Verantwortlich
  • GF
  • Träger der ME
    Standard 4.25
Verfahren/Instrumente
Eine Einschätzung der Leitung zu den wesentlichen Geschäftsbereichen der Einrichtung liegt vor.

Vorgabedokumente
  • Vorgabe zur Erstellung des Jahresberichts

Nachweisdokumente
  • Jahresbericht FBW für die MV

Verantwortlich
  • Vorstand FBW

    Standard 4.26
Verfahren/Instrumente
Das Berichtswesen FBW erfolgt auf 3 Ebenen:
1. Gegenüber dem Landschaftsverband (VN)
2. Gegenüber der Landesregierung (Berichtswesen NRW)
3. Gegenüber den Mitgliedern (Jahresbericht MV)

die Verantwortlichkeit für die Berichterstellung / Entgegennahme ist geregelt:
zu 1. GF/LWL
zu 2. GF/Land NRW
zu 3. Vorstand/MV

Die Gegenstände und Inhalte sind durch Vorgaben festgelegt.
Die Berichterstattungen erfolgen jährlich.

Vorgabedokumente
  • zu 1 Vorgaben VN WBG
  • zu 2 Vorgabe: Berichtswesen NRW
  • zu 3 Satzung FBW, Vorgabe zur Erstellung des Jahresberichts

Nachweisdokumente
  • jährlich erstellte Berichte
  • Stellenbeschreibung GF
  • RP FBW - Verwendungsnachweis

Verantwortlich
  • Vorstand FBW

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    Standards Gütesiegel

4.27 Interne Audits werden geplant und in von der Einrichtung festgelegten Abständen durchgeführt.

4.28 Die Einrichtung überprüft vor jeder Rezertifizierung ihr gesamtes QM-System hinsichtlich seiner Vollständigkeit, Aktualität, Zweckmäßigkeit, der praktischen Umsetzung sowie der Dokumentation.

4.29 Management-Reviews erfolgen in festgelegten Abständen und umfassen mindestens: die Umsetzung der Qualitätsziele, die Ergebnisse der internen Audits, die Zufriedenheit von Teilnehmenden, des hauptberuflichen Personals sowie des nebenberuflichen pädagogischen Personals und ggf. von Kooperationspartner/innen bzw. Auftraggeber/innen sowie die Auswertung des Verbesserungs- und Beschwerdemanagements, die Leistungsstatistiken.

4.30 Die Einrichtung gewährleistet, dass die Ergebnisse der Management-Reviews und der Daten des Berichtswesens in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einfließen.


    Standard 4.27 - 4.28
Verfahren/Instrumente
Interne Audits im FBW erfolgen in festgelegten Abständen auf Grundlage eines Auditplans.
Vor jeder Rezertifizierung erfolgt das interne Audit im Rahmen einer Überprüfung des gesamten QM-Systems hinsichtlich seiner Vollständigkeit, Aktuali-tät, Zweckmäßigkeit, der praktischen Umsetzung sowie der Dokumentation.

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente
  • Protokoll Vorstand vom ...
  • Auditplan FBW

Verantwortlich
  • QMB
  • QV

    Standard 4.29
Verfahren/Instrumente
Die regelmäßigen Management-Reviews des FBW umfassen mindestens:

  • die Umsetzung der Qualitätsziele
  • die Ergebnisse der internen Audits
  • die Zufriedenheit von Teilnehmenden, des hauptberuflichen Personals sowie der nebenberuflich pädagogisch Tätigen und ggf. von Kooperationspartner/innen bzw. Auf-traggeber/innen
  • die Auswertung des Verbesserungs- und Beschwerdemanagements
  • die Leistungsstatistiken

Vorgabedokumente

Nachweisdokumente

Verantwortlich
  • QMB

    Standard 4.30
Verfahren/Instrumente
Über den relevanten Prozess KVP gewährleistet das FBW, dass die Ergebnisse der Management-Reviews und der Daten des Berichtswesens in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einfließen.
Die ME haben ebenfalls den relevanten Prozess KVP beschrieben.

Vorgabedokumente
  • Relevanter Prozess KVP

Nachweisdokumente
  • KVP-Liste oder vergleichbare Dokumente
  • Handhabungen und ggf. weiterführende Dokumente in den ME

Verantwortlich
  • QMB/QV